AI導入の費用対効果はどう計算するか。回収年数を出す3ステップと、社内を通す資料の作り方

「AIを入れて、効果はあったんですか」。役員会や銀行との面談で聞かれて、答えに詰まったという話をよく伺います。

中小機構が全国の中小企業1万社を対象に行った調査（2026年3月公表）では、AIを導入した企業の83.2%が「業務効率化／作業時間の短縮」に効果があったと答えています。効果を感じている会社は多い。ただ、それが何時間で、いくらになったのかを数字で示せるかは、別の問題です。

先に結論を書きます。計算は3ステップで終わります。難しい式は要りません。時間を測って、金額に直して、費用で割る。それだけです。

この記事では、その3ステップと、社内を通すための資料の作り方、そして効果が出なかったときの見切りの付け方までを書きます。金額の相場そのものは別の記事にまとめているので、ここでは「返ってくるかどうかの判断」に絞ります。

効果を感じていても、金額で言えない理由

先に、測れない理由を潰しておきます。相談を受けていて、詰まる場所はほぼ3つです。

1行目が本質です。導入前の数字は、導入した後には二度と取れません。ここを逃すと、あとから何をしても正確には出せなくなります。

だから最初に確かめてほしいのは、「その作業に、いま何分かかっているか」です。弊社も最初の打ち合わせで、まずここを伺っています。答えられないなら、導入を決める前に測るところから始めてください。

計算は3ステップで終わる

STEP1 時間を測る

対象の業務が、1回あたり何分かかっているかをストップウォッチで測ります。1回だけで構いません。

そこに回数を掛けます。

1回の時間　×　月の回数　×　やっている人数　＝　月の総時間

例です。請求書の入力が1枚8分、月に120枚、担当が1人なら、8分 × 120枚 = 960分 = 月16時間です。

ここで大事なのは、「体感」ではなく実測を使うことです。体感は必ず実際より短く見積もられます。探す時間や、席を立つ時間が抜け落ちるからです。

STEP2 金額に直す

時間に時給を掛けます。使うのは給与額ではなく、社会保険料などを含めた会社の負担額です。

年収　×　1.3　÷　年間労働時間（およそ1,900時間）　＝　1時間あたりの会社負担

年収400万円の社員なら、400万 × 1.3 ÷ 1,900 ≒ 2,700円が1時間あたりです。1.3は社会保険料の会社負担分などを見込んだ係数で、正確を期すなら自社の実績で置き換えてください。

先ほどの例に当てはめます。

この業務に、年間およそ52万円払っているということです。多くの会社で、ここを出した瞬間に話が変わります。「そんなにかかっていたのか」となるからです。

STEP3 回収年数を出す

最後に、削減できる見込みと費用を突き合わせます。

（初期費用）　÷　（年間の削減額　−　年間の維持費）　＝　回収年数

同じ例で、初期330,000円・月額の維持費なし・削減率を6割と見込んだ場合です。

1年ちょっとで元が取れる計算です。この数字が出れば、社内でも銀行でも説明できます。

削減率を何%で置くか。ここで嘘をつかない

計算のなかで、一番ごまかしが入りやすいのが削減率です。ここを高く置けば、どんな投資でも回収できる数字が作れてしまいます。

業務の性質で分けると、考え方の例はこうなります。数字は仮置きなので、実際に試して測った値に置き換えてください。

迷ったら低い方に置いてください。理由は2つあります。

1つ目。高く置いて達成できないと、次の投資が通らなくなります。1回目で「言っていたほど効かなかった」となると、2回目の稟議が動きません。

2つ目。低く置いて超えると、社内での評価が上がります。同じ結果でも、見え方が正反対になります。

そして忘れやすい費用が1つあります。教える時間です。導入直後は現場が慣れないので、しばらく時間が増えます。ここを見込まずに計算すると、初月で「効果がない」と結論づけてしまいます。

社内を通す資料は、A4で1枚あればいい

稟議や役員説明で使う資料です。凝ったものは要りません。次の6行が埋まっていれば通ります。

この形にすると、反対意見にも答えやすくなります。よく出る2つを挙げます。

「本当にその時間かかっているのか」　→　実測した数字なので、測った日を答える

「削減率60%の根拠は」　→　控えめに置いた理由を説明する。低く置いてあることが強みになる

もう1つ、資料に入れておくと効くものがあります。その業務を担当している人の名前と、その人が何と言っているかです。「毎月2日つぶれています」という現場の一言は、数字より効くことがあります。

時間以外の効果は、どう扱うか

「ミスが減った」「属人化が解消した」といった効果は、金額に直しにくい。ここは無理に金額化しないことをお勧めします。

無理に数字を作ると、根拠を聞かれたときに崩れます。代わりに、回数で書いてください。

回収年数は時間の削減だけで計算し、それ以外は「加えて、こうなりました」と別枠で書く。この分け方にすると、数字が正確なまま、効果は漏れなく伝わります。

効果が出なかったときの見切り

ここも書いておきます。全部がうまくいくわけではありません。

止めどきを決めておかないと、効いていない契約が惰性で続きます。お勧めは、導入から3か月後に、同じ方法でもう一度測ることです。

3行目と4行目は、判断が違います。使ったうえで効かなかったのか、そもそも使われていないのか。後者はツールの問題ではないので、同じものを別の形で入れ直しても同じことが起きます。

件数の少ない業務は、この計算をすると開発費を回収できないことがすぐ分かります。1件30分かかっていても、月に数件なら合計は数時間です。計算しておけば、作らないという判断も早くできます。

まとめ。入れる前に測る。その数字は後から取れない

計算は3ステップです。時間を測る、時給を掛けて金額に直す、費用で割って回収年数を出す。難しい式は要りません。

一番大事なのは導入する前に測っておくことです。導入前の数字は、あとからは二度と取れません。ストップウォッチで1回測るだけで足ります。

削減率は控えめに置いてください。高く置いて外すと次の投資が通らなくなり、低く置いて超えると評価が上がります。同じ結果でも見え方が変わります。

そして3か月後に、同じ方法でもう一度測る。効いていなければ止める。効果を感じることと、金額で示せることは違います。稟議や銀行で聞かれるのは後者です。

月額のツール予算をどう組むかはAI予算の記事、開発費の相場と頼み方はAI開発を依頼する前にの記事にまとめています。

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